EWMS – eine Marke der INTER OFFICE GmbH
Einwands- und Erwiderungsmanagement zur Verbesserung und Verkürzung von Planungs- und Genehmigungsverfahren als entscheidendes Mittel der Mobilitäts- und Energiewende in Deutschland und der DACH-Region
Einwands- und Erwiderungsmanagement zur Verbesserung und Verkürzung von Planungs- und Genehmigungsverfahren als entscheidendes Mittel der Mobilitäts- und Energiewende in Deutschland und der DACH-Region
Fast alle großen Infrastrukturprojekte stehen unter großem Erwartungs- und Rechtfertigungsdruck. Demokratische Mitwirkungs- und Beteiligungsprozesse stellen Vorhabensträger und Unternehmen vor große Herausforderungen, sei es auf Grund der schieren Masse der Einwendungen und Stellungnahmen und/oder der planungstechnischen und genehmigungsrechtlichen Herausforderungen.
Auf der Grundlage der Verwaltungsverfahrensgesetzgebung gipfelt jedes große Infrastrukturprojekt im
Planfeststellungsverfahren, dem Bauantrag für Großprojekte.
Zwischen der Auslegung der Planunterlagen durch die Vorhabensträger und der Genehmigung durch die
Anhörungsbehörden gilt es, tausende von Dokumenten und Aufgaben durch ein verteilt arbeitendes Team zu
bewerten, zu bearbeiten und zu beantworten.
Webbasiert, innovativ und selbsterklärend, 24/7
und standortunabhängig
„EWMS eine Marke der INTER OFFICE GmbH“
als SaaS-Konzept (Software as a Service)
Standardisierte (70%) und kundenspezifische Workflows (bis 30%) erhöhen die Qualität der Bearbeitungsprozesse und sichern eine fehlerfreie und vollständige Bearbeitung bei zuverlässiger Gewährleistung von Übersichtlichkeit, auch bei tausenden Einzelvorgängen (Managementfunktionen).
Permanente Gewährleistung des schnellen Zugriffs auf alle Elemente zur einfachen Bearbeitung und Beantwortung (Bearbeitungsfunktionen) aller Vorgänge.
Wir entwickeln und verbessern unser EWMS System kontinuierlich, um Ihre Arbeit effizienter und erfolgreicher zu gestalten
Das EWMS bot bisher die Möglichkeit das Textfeld zum Anliegentext (OCR) manuell anzupassen.
Viele Anliegen sind jedoch umfangreicher als die im EWMS voreingestellte Textfeldgröße.
Daher wurde diese Funktion aktualisiert.
Mit dem Update vom September 2025 passt sich das Anzeigefeld des Anliegentextes (OCR) automatisch dem ausgewählten Anliegen an.
Ein Klick in das Textfeld zeigt mögliche OCR-Fehler und erleichtert die Rechtschreibkorrektur.
Hinweis: Die Funktion wurde nur für das Textfeld Anliegentext (OCR) angepasst.
Alle anderen Textfelder behalten die Möglichkeit der manuellen Größenanpassung (Abb. 1 grün markiert).
Die Funktion des Mehrfachfilters finden Sie unter den Reitern Anliegen, Erwiderungen und Berichte.
Sie ermöglicht die gleichzeitige Auswahl mehrerer Klassifikationen, um Suchergebnisse gezielter und flexibler zu filtern und somit Zeit bei der Recherche zu sparen.
Es steht zudem ein Textsuchfeld zur Verfügung (Abb. 2).
Hinweis: Jede gewünschte Klassifizierung muss separat ausgewählt werden.
Es stehen nur verwendete Klassifizierungen zur Auswahl.
Das Adressmanagement sorgt dafür, dass exportierte Dokumente automatisch,
in Abhängigkeit vom Adresstyp und der Versand-Markierung, mit den passenden Empfängeradressen versehen werden.
Sind mehrere Adressen vom Typ „Einwender“ zu einem Einwandsdokument vorhanden,
erstellt das System für jede als Versand markierte Adresse ein eigenes Ausgabedokument (Synopse)
auf dem ausschließlich die jeweilige Empfängeradresse steht (Abb. 3).
Somit entfällt insbesondere bei Sammeleinwendungen die aufwendige Nachbearbeitung.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder Empfänger genau die für ihn relevanten Dokumente und
Adressinformationen erhält – ohne manuellen Anpassungsaufwand und das mit einer klaren,
strukturierten Darstellung.
Befindet sich unter den Versandadressen eine Adresse vom Typ „Vertreter“ (Abb. 4) enthält
das exportierte Dokument die Vertreteradresse sowie zusätzlich eine übersichtliche Liste aller vertretenden Einwender.
In diesem Fall wird nur ein Ausgabedokument für den Vertreter generiert (Abb. 5).
Hinweis: Sind keine Adressinformationen in das EWMS eingepflegt, erfolgt die Ausgabe der Synopsen einmalig pro Einwandsdokument.
Die entsprechenden Adressfelder bleiben leer.
Die Adressbearbeitung und -pflege ist nun auch standardmäßig für die Benutzerrollen Sachbearbeiter und Lektor eingerichtet. Diese können Adressen anlegen, bearbeiten und löschen und somit den Projektleiter entlasten.
Ist dieses Modul aktiviert, können Sie auf Ihrem Dashboard unter Benutzereinstellungen (Abb. 6) wählen, ob Sie eine E-Mail Benachrichtigung zu Ihren neuen Aufgaben erhalten möchten. Das System prüft einmal täglich, ob Sie seit Ihrem letzten Login neue Aufgaben erhalten haben und sendet Ihnen in diesem Fall eine kurze Erinnerung.
Diese Funktionalität steht der Benutzerrolle Projektleiter zur Verfügung. Sie ermöglicht es, den Status der Aufgaben in einem Schritt zu bearbeiten und damit den Status mehrerer Aufgaben gleichzeitig zu ändern. Dazu können die gewünschten Aufgaben markiert und im Block angepasst werden.
Dies ist in der Übersicht der Aufgaben in der Dokumentebene möglich (vgl. Abb. 7) oder über den Reiter (vgl. Abb. 8).
Dieses Modul ermöglicht der Sachbearbeiter-Rolle, eine Aufgabe – optional mit einem Kommentar – an einen weiteren Bearbeiter zu delegieren. Gründe hierfür können u. a. sein:
Die Aufgabendelegation befindet sich unter dem Reiter „Beantwortung“ im Dokumentbereich (Abb.9). Wird die Aufgabe an einen weiteren Sachbearbeiter (SB2) delegiert, kann der abgebende Sachbearbeiter (SB1) nicht mehr auf die Aufgabe zugreifen, d. h. er verliert die Zuständigkeit. Eine Ausnahme bildet der Projektleiter, der die Aufgabe stets einsehen kann, auch wenn vorerst keine Bearbeitung möglich ist.
Wird die Aufgabe anschließend an SB1 zurückdelegiert, erhält er den vollen Zugriff zurück. Eine Delegation kann beliebig oft und an beliebig viele Sachbearbeiter nacheinander erfolgen. Setzt ein Sachbearbeiter jedoch den Status auf „Beantwortet“, ist eine erneute Delegation nicht mehr möglich und der Standard-Workflow wird fortgesetzt.
Fordert ein Projektleiter oder Lektor eine Korrektur („Korrektur notwendig“) an, geht diese stets an den Sachbearbeiter, der den Status „Beantwortet“ gesetzt hat.
Wie oft eine Aufgabe hin und her gegeben wurde zeigt sich in der Ansicht der Aufgaben (Abb. 10) und in der Änderungsverfolgung der Aufgabe.